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Aus dem Werkzeugkästchen: Der TEMPTON Next Level Toolcheck! (Vol. 01)

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True: Ohne all die nützlichen Tools, an die wir uns so gern und schnell gewöhnt haben, wären wir ziemlich aufgeschmissen. Um deren Nutzen zu ergründen, schauen wir unseren Kolleg*innen in den kommenden Wochen mal genau auf die Fingerspitzen – bzw. was deren Klicks so aufploppen lassen. Heute haben wir uns Senior Account Manager André, IT-Personalberater Marcel und Redaktionsmitglied Thomas bei einem Käffchen (Java, logisch!) geschnappt und ihnen ihre Top 3 Tools abgerungen.

TEMPTON Next Level Mitarbeiter vor ihren Lieblingstools
Unsere Kollegen André, Thomas und Marcel plaudern für uns aus dem Toolkästchen. Grafik: Bylle Bauer.

André, Du bist Senior Account Manager bei TEMPTON Next Level und People Manager für Dein Team, die IT-Crowd. Welche drei Tools sind für Dich am nützlichsten bei Deiner Arbeit?

Ok, fangen wir vorne an. Zunächst brauchen wir ein gutes CRM-System, wo wir unsere Prospects, Leads und Kunden anlegen und verwalten können. Seit der neuen DSGVO kann man da nicht “irgendwas” nehmen, sondern es muss natürlich datenschutzkonform sein. Unser CRM deckt das und noch viel mehr ab, und ich wage mal zu behaupten, dass heutzutage kaum noch ein Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor ohne ein ordentliches CRM im Rücken auskommt.

Senior Account Manager André Quack und seine Lieblingstools
André mag Eigenentwicklungen und Kollaborationstools. Grafik: Bylle Bauer.

Dann kommt unser geniales eigenentwickeltes “neli”-System fürs Kandidaten-Tracking und Bewerbermanagement ins Spiel. Hier sind alle Infos hinterlegt, die wir für unsere Arbeit brauchen, und es existieren Schnittstellen zu unserem ebenfalls selbstgebauten Webseiten-Backend sowie anderen Programmen, die wir nutzen. Das Beste an neli ist, dass wir alle als Nutzer Neuerungen anregen und durch unseren Entwickler umsetzen lassen können. Dadurch wird das Tool immer besser, perfekt auf unseren Bedarf und auch auf sich verändernde Marktbedingungen zugeschnitten.

Ein drittes wichtiges Tool für meine Arbeit ist unser Kanban-Board. Wir nutzen trello, aber es gibt ja auch viele andere gute Anbieter. Wichtig ist, dass wir damit agil kollaborieren und unsere Sprints dynamisch organisieren können. Ich sehe, wer aus meinem Team gerade welche Position besetzt, wie der aktuelle Stand ist, welche etwaigen Hindernisse bestehen und so weiter. Ab und zu kann es mal vorkommen, dass eine Position mehr Fragen aufwirft, als ich im Erstgespräch mit den Fachabteilungen klären konnte. Wenn ich die Antworten dann habe und einpflege, bekommen die involvierten Kolleg*innen das sofort mit und haben direkten Zugriff darauf.

Bei unseren Eigenentwicklungen können wir als Superuser Änderungen anregen.

Marcel, Du nickst so eifrig.

Ja, bei einem Kollaborationstool wie trello stimme ich André sofort zu. Ich finde es super zum Austausch und einfach, um zu sehen, wer gerade woran arbeitet. Das Board ist unser Sprint-Backlog. Das ganze Team hat einen Überblick über alle Items des Sprints, auch über Probleme mit Kunden, Kandidaten oder Stellen. Die Kommentare und “Impediments”, die wir nicht ad hoc klären können, kommen dann auf jeden Fall beim zweiwöchigen Review/Retro auf den Tisch, um das weitere Vorgehen zu planen. Dass eine wichtige Information untergeht, wie das früher vielleicht mal der Fall war, ist eigentlich ausgeschlossen. Ich finde, so ein übersichtlicher Workload unterstützt unsere agile Arbeitsweise perfekt. Zwar denke ich persönlich, dass trello mit ein paar Klicks weniger noch cooler wäre, aber das ist ja wirklich Jammern auf hohem Niveau.

Ein übersichtlicher Workload unterstützt unsere agile Arbeitsweise perfekt.

IT-Personalberater Marcel und seine Lieblingstools
Marcel weiß den direkten Kontakt zu Kandidaten und den Austausch im Team zu schätzen. Grafik: Bylle Bauer.

Welche Tools stehen bei Dir noch ganz oben auf der Liste, Marcel?

Ganz klar der Xing-Talentmanager und der LinkedIn Recruiter. Das sind zwei unserer wichtigsten Kanäle zu vielversprechenden Kandidaten. Ob zur ersten Kontaktaufnahme oder dem regelmäßigen Austausch: Das geht einfach gut dort. Bevor ich jemanden anschreibe, treffe ich auf den Portalen eine Vorauswahl und gleiche die Infos mit dem Stellenprofil ab. Was auch super ist: Ich kann sehen, ob eine Kandidatin oder ein Kandidat schon von einem meiner Kolleg*innen angeschrieben wurde. Ginge das nicht, würden wir manchen Profis ziemlich auf die Nerven gehen, fürchte ich.

Und mein letzter Tipp für die Top 3: Confluence. Das haben wir noch nicht so lange und sind längst noch nicht durch alle Funktionen durchgestiegen, aber was ich bis jetzt davon kenne, finde ich sehr gut. Unser Confluence ist unsere interne Wissensdatenbank, auf der wir alles speichern, angefangen bei eher banalen Dingen wie “Welches Team räumt diese Woche die Spülmaschine ein und aus?” über Meeting-Protokolle und Onboarding-Dokumente bis hin zu Präsentationen, die wir nach Tech-Updates, unserer Veranstaltungsreihe Meet the Geek oder anderen relevanten Veranstaltungen anfertigen und dort hinterlegen. Früher war es so, dass bei der Kündigung eines Kollegen einiges an Wissen mit ihm gegangen ist. Jetzt haben wir einen zentralen Ort, ein eigenes TEMPTON Next Level-Wiki sozusagen, an dem alles, was wir können, für jeden einzelnen nachvollziehbar dargestellt wird. Das gefällt mir.

Thomas, in der Redaktion und dem Marketing spielt der Talentmanager zumindest nicht so eine wichtige Rolle. Was denn sonst?

In der alltäglichen Redaktionsarbeit ist ein Kollaborationstool wie GoogleDrive oder OneDrive unverzichtbar. Da können nicht nur alle Teammitglieder gleich- und echtzeitig am selben Dokument arbeiten, sondern wir nutzen auch rege die Kommentarfunktion, um einander Feedback zu geben. Denn: Nichts, das wir hier schreiben, wird live gestellt, ohne dass der (durchaus auch kritische) Blick der anderen nochmal drübergeschaut hat. Egal, wie gut wir sind: Wir vertrauen aufeinander und das Mehraugenprinzip.

Redaktionsmitglied Thomas lassner und seine Lieblingstools.
Thomas steht auf Filesharing, Scrum und v.a. Open Source! Grafik: Bylle Bauer.

Beim zweiten Tool möchte ich nahtlos an den Workflow anknüpfen. Wenn wir im Drive mit jemandem ein Dokument teilen, dann teilen wir ihm das in slack mit. Wobei es hier weniger um den Hersteller als um die Möglichkeit zur direkten Kommunikation geht. Den Effekt haben ja auch Skype, Microsoft Teams oder sonstwas. E-Mails schreiben ist für kurze Kommunikationswege total von gestern. Was wir schnell klären wollen, das klären wir im Chat. Wir haben verschiedene Channels, in denen wir als interdisziplinäre Teams agieren, außerdem einen “general”-Kanal für allgemeine Infos zu TEMPTON Next Level sowie “random”, wo vor allem Netz-Fundstücke landen. Und es wäre auch glatt gelogen, zu behaupten, dass nie ein albernes Gif oder eine grässliche Fotomontage der Kollegen im Chat landet.

Einer geht noch, Thomas.

Ja, wobei ich da kein Tool nennen würde, sondern eins unserer Scrum-Events: das Daily. Ich muss sagen, dass mir das tägliche kurze Treffen gerade am Anfang meiner TEMPTON Next Level-Laufbahn eine Menge über die Zusammenhänge zwischen den Teams und die Arbeit der Accounter sowie Personalberater beigebracht hat. Ich finde es gut, zu wissen, wer gerade was macht – das betrifft auch mich selbst. Wenn ich morgens nochmal kurz zusammenfasse, was ich gestern getan habe und heute tun werde, komme ich mir doch um einiges strukturierter vor als das bei täglichen Kaltstarts der Fall wäre. Alle agilen Events sind gut, aber das Daily ist mein liebstes.

Ach, wo wir von Liebe reden: Habt Ihr vielleicht noch eine heiße Tool-Empfehlung für den Privatgebrauch? Marcel, Deine Augen fangen sofort zu leuchten an!

Ja, es ist ja kein Geheimnis, dass ich privat leidenschaftlicher Musikproduzent bin. Hier ist Ableton für mich das Nonplusultra. Damit kann ich mich so richtig austoben, ohne jemals die Grenze zu erreichen, glaube ich. Ableton ist so einfach wie Excel, aber hat unerschöpfliche Möglichkeiten der Klangerzeugung. Jedes Mal lerne ich was Neues dazu – und vergesse alles um mich herum.

Yeah, wir sind schon wahnsinnig gespannt auf Deine neuen Tracks! Und was verwendest Du gern privat, André?

Hm, was meine Familie und ich in letzter Zeit wirklich exzessiv nutzen, ist Bring! Die Icons machen die Bedienung kinderleicht, wir haben alle Zugriff auf unsere Einkaufslisten. Deshalb weiß jeder genau, was wir brauchen und wer was schon besorgt hat. Dann hat das Autofill, man kann Fotos hochladen – was bei Dingen wie dem Parfum meiner Frau oder dem Kinderheftchen ganz nützlich ist (lacht) – die User Experience stimmt einfach. So eine leichtgewichtige Organisationsliste ist nicht nur superpraktisch, sondern spart Zeit und bringt eine neue Qualität in den Einkauf, wenn man auch nur ein bisschen anfällig für Gamification ist.

Tommy, was läuft bei Dir so privat?

Vor allen Dingen Open-Source-Produkte! Während ich hier natürlich unsere Tools nutze und mir zum Beispiel nach all den Jahren Widerstand einen Facebook-Account angelegt habe, um unser Social Media Management zu wuppen, bin ich privat lieber auf der freien Softwarewelle unterwegs: Signal, der Firefox-Browser, GIMP und so weiter. Ich mag einfach den Grundgedanken von Open Source: Dass jeder Quelltext einsehbar ist und viele Entwickler daran arbeiten, die Software immer besser zu machen. Open Source ist Kollaboration auf höchstem Niveau. Und ich finde:

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