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Auf dem Weg zur agilen Personalberatung. Monat 4: Review und Retrospektive

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Im vierten Monat seit Beginn unseres agilen Changes wird es dringend Zeit, sich mit zwei der wesentlichen – und nicht wenige agile Experten sagen den wichtigsten – Scrum Events einer agilen Organisation auseinanderzusetzen: Dem Sprint-Review und der Sprint-Retrospektive. Was sich hinter diesen Begriffen verbirgt, welche Spielregeln dabei entscheidend sind und wie sich deren Einführung und Durchführung im Alltagsgeschäft für uns gestaltet, wollen wir im Folgenden unter die Lupe nehmen.

Bürohund Paul schaut zurück

Während unser Daily Stand-up das Kernelement unseres täglichen Informationsaustausches ist (siehe Beitrag 2 dieser Reihe), übernehmen die Elemente Review und Retro(spektive) eine übergeordnete Rolle bezüglich der Planung der zweiwöchigen Sprints, aber auch hinsichtlich der Besprechung allgemeiner Team-Themen. Dies entspricht auch einem der 12 Grundprinzipien des agilen Manifests für die Softwareentwicklung aus dem Jahr 2001, auf dem letztlich auch das Scrum-Regelwerk aufbaut:

At regular intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its behavior accordingly.

Es handelt sich also, ähnlich wie beim Daily, um immer wiederkehrende Routinen mit dem Grundgedanken der Iteration und ständigen Verbesserung. Wir führen Review und Retro als kombinierten Termin alle zwei Wochen durch, in Einklang mit unseren zweiwöchigen Sprints. Hier ist das gesamte Team involviert.

Grafik Sprintabfolge
Review und Retro schließen die zweiwöchigen Sprints ab. Hier wird der nächste Sprint geplant und betrachtet, wo sich der Prozess für die nächste Runde optimieren lässt.

Was erhoffen wir uns dadurch? Zunächst liegt die Vermutung nah, dass ein weiterer regelmäßiger Termin, welcher auch noch das ganze Team bindet, neben dem Daily auf Dauer unnötige Ressourcen frisst. Doch wir streben natürlich den entgegengesetzten Fall an: Wir wollen diese Routinen nutzen, um unsere Prozesse bis zum erreichten Projektziel (die erfolgreiche Vermittlung von x Kandidaten an x Unternehmen) zu optimieren, d.h. aufgetretene Hindernisse (Impediments) aus dem Weg zu räumen. Und wie schon so häufig in den vergangenen Monaten stellen wir fest: Dieser entscheidende erste Punkt der Problemidentifikation gelingt – so banal es auch klingen mag – nur über Kommunikation. Beide Termine, Review und Retro, sind zunächst einmal Termine zum Austausch im Team, die jedoch gewissen Regeln folgen.

Die next level-Regeln für Review und Retro
Die next level-Regeln für Review und Retro.

Das Review gibt uns ein festes Abnahmedatum vor, dessen Check-Charakter zur Ergebnisüberprüfung wir nutzen, um uns noch einmal vor Augen zu führen, für welche Kunden wir erfolgreich waren und wo noch Nachholbedarf besteht. Die Retro hingegen hilft uns, die Teamarbeit zu optimieren und sämtliche Prozesse einer regelmäßigen, kritischen Untersuchung zu unterziehen. Ausdrücklich sollen hier aber auch die positiven Aspekte und gemeinsamen Erfolge in einer Lobrunde gewürdigt werden. So wird neben dem vordergründigen Zweck von Review und Retro – die Verbesserung der Arbeitsprozesse im Team – auch das angestrebte agile Mindset für uns Mitarbeiter weiter gefestigt: Zu nennen wären da etwa die sehr hohe Transparenz hinsichtlich aller Prozessschritte für alle Teammitglieder sowie die Verinnerlichung einer konstruktiven Feedbackkultur. Frei nach dem Motto: “Stillstand ist Rückschritt”.

Implementierung von Review und Retro im Arbeitsalltag

Ähnlich wie unser Daily wollen wir den Doppelpack Review/Retro zu einem festen Bestandteil unseres Arbeitsalltags machen. Dazu haben wir uns entschieden, jeden zweiten Freitag im Monat einen festen Termin zu setzen. Hier stoßen wir aber im Alltag wieder auf ein Hindernis, welches uns seit Beginn der agilen Einführung begleitet: Der vermeintliche Mangel an Zeit. Als Dienstleistungsunternehmen genießen unsere Kundenunternehmen und Kandidaten die höchste Priorität. Durch unsere Agilität wollen wir diese Kundenbedürfnisse noch besser erfüllen, stehen dabei aber natürlich vor der Herausforderung, die neuen Prozesse in unser teils sehr spontanes Daily Business zu integrieren. Kommen dann auch noch Urlaubszeiten oder unvorhergesehene Themen und Projekte dazu, stellt sich schnell die Frage, ob man das besagte Meeting nicht doch um Tage verschiebt oder gar ganz ausfallen lässt (siehe Beitrag zu Monat 3).

Für solche Situationen haben wir für uns (nach ausgiebigem Testen verschiedener Szenarien) nun eindeutig entschieden: Verschoben wird nicht! Denn irgendetwas ist immer… Review und Retro werden wie auch das Daily Stand-up über Termin- und Urlaubsplanung, über Bahnstreik und Staus gestellt. Bedeutet: Wir verschieben den Termin nicht und sollten einzelne Mitarbeiter aus bestimmten Gründen nicht teilnehmen können, dann haben sie Gelegenheit, mögliche Anliegen vorher dem Team Captain mitzuteilen, welche dieser dann in der Retro aufgreift. Im Nachgang (zum Beispiel im Anschluss des nächsten Dailys) werden dann die fehlenden Kollegen upgedatet, so dass sie trotz verpasstem Termin bestmöglich involviert sind.

Dokumentation ist alles oder frei nach Goethe: Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach dem nächsten Sprinte tragen.

Zudem hat sich herausgestellt, dass eine vernünftige Dokumentation, insbesondere des Retro-Teils, unerlässlich ist. Diese dient nicht als Problemsammlung, sondern ist immer direkt mit Lösungsvorschlägen zu den angemerkten Problemstellungen verknüpft. Die Lösungsvorschläge werden dann wiederum im nächsten Retro-Zyklus aufgegriffen und auf ihren Erfolg hin überprüft und gegebenenfalls angepasst. Dies ermöglicht uns, unsere Prozesse ständig zu hinterfragen und unkompliziert Hindernisse beiseite zu räumen. Kurz: Wir bleiben im Flow.

Erneut zeigt sich: Gelebte agile Routinen sparen Zeit und machen uns effizienter

Klar, zunächst erscheint ein weiterer Regeltermin über insgesamt 1,5 Stunden für sämtliche Mitarbeiter als großer Zeitfresser. Doch haben wir bereits nach kurzer Zeit die Möglichkeiten der Review und der Retrospektive zu schätzen gelernt. Hier besprechen wir gebündelt und strukturiert all die Themen, welche ansonsten zwischen “Tür und Angel” besprochen werden müssten, wir verfassen einen klaren Plan für die nächsten zwei Wochen und können nicht zuletzt unsere teaminterne Zusammenarbeit optimieren. Somit sind die Scrum-Elemente Review/Retro neben dem Daily Stand-up zwei weitere wesentliche Elemente, die unser Gesamtunternehmen stärken, aber auch jeden einzelnen Mitarbeiter mit mehr Verantwortung ausstatten. Denn jede Meinung wird unabhängig von Hierarchiestufen oder Seniorität gleich gehört und gewichtet, so dass jeder Mitarbeiter die Chance hat, seine Ideen vorzustellen und sich einzubringen. So schaffen wir neben einer prozessoptimierten, schlanken Arbeitsweise zeitgleich auch eine Kultur des Mitarbeiter-Empowerments.

Doch bei allen Vorteilen, die eine feste Routine bietet, ist es wichtig, mit der Zeit die genannten inhaltlichen Ziele nicht aus dem Blick zu verlieren. Um dieser Gefahr vorzubeugen, wollen wir hier immer wieder frischen Wind reinbringen. Hier bieten Fachliteratur und Erfahrungen agiler Vordenker eine Menge Möglichkeiten. Warum nicht mal den Retromat ausprobieren, mit einem agilen Ballspiel starten, den Happiness Index evaluieren oder den Star Fish testen? ;-)

Es bleibt also in jedem Fall spannend! Wir werden weiter unsere Erfahrungen machen und darüber berichten. Bis dahin: Scrum on!

Über den Autor

Zum Autor Dirk Theißen
Dirk ist nicht nur Senior IT-Personalberater, sondern auch unser Agile Consultant. Er hat bei seiner Arbeit in den Teams ein Auge darauf, dass die verschiedenen Scrum-Elemente auch sinnvoll angewandt und Regeln beachtet werden.
Für Fragen zum agilen Change bei next level steht er gerne zur Verfügung.

E-Mail:
dirk.theissen@nextlevel.de