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Auf dem Weg zur agilen Personalberatung. Monat 2: Das Daily Stand-up

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Morgens, 9.20 Uhr in Deutschland. Küche, Gang und Kaffeemaschine sind verwaist. Alle next level-Mitarbeiter befinden sich in ihren Team-Büros, versammelt um das Kanban-Board an der Wand oder vor der digitalen Version auf dem Bildschirm, parallel geöffnet zu den zugeschalteten Remote-Kollegen. Dieses allmorgendliche Verhalten namens “Daily Stand-up” haben wir im zweiten Monat unseres agilen Changes bereits gut verinnerlicht und mehr als lieb gewonnen. Doch Achtung: Auch für ein 15-Minuten-Meeting gibt es klare Regeln zu beachten.

Bürohund Paul im Daily Stand-up

Das Daily Stand-up als Kernelement gelebter Agilität

Wir sehen das allmorgendliche Meeting als eine Art Herzstück unserer neu gewonnenen Teamarbeit an. Vordergründig scheint es zunächst ein einfaches Meeting zum Informationsaustausch zu sein, bewirkt aber weitaus mehr: Neben der neuen crossfunktionalen Teamzusammensetzung (siehe Beitrag zu Monat 1) ist es DAS Instrument, um alte Informationsbarrieren zwischen den verschiedenen Fachabteilungen zu durchbrechen. Auf den Punkt gebracht wird Folgendes besprochen: “Was habe ich gestern gemacht, um unsere Sprintziele zu erreichen und was werde ich heute dafür tun?” Allein schon durch diesen täglichen Gedankengang erhoffen wir uns einen strukturierten und letztlich effizienteren Workflow. Als weiterer Effekt soll sich ein hoher Grad an Transparenz samt einer gewissen “Team-Selbstkontrolle” einstellen, da man alltäglich sein Doing mit den anderen Team-Membern teilt. Ein weiterer Vorteil: Jeder bekommt nun auch die Arbeit anderer Fachabteilungen mit. Die Trennung von Kandidaten- und Kundenbetreuung entfällt. Man unterstützt sich nun gegenseitig an Stellen, an denen es sinnvoll ist. Diese Gelegenheiten ergeben sich im Stand-up.

Grundsätzlich steht das Stand-up auch sinnbildlich für die angestrebte agile Unternehmenskultur: Wir wollen ein Umfeld etablieren, in dem wir uns austauschen, neuen Ideen und Impulsen Freiraum geben und letztlich die Zusammenarbeit aller Beteiligten stärken.

Tools und Verfahren im Daily Stand-up

Buntes Zettelkleben oder lieber digitales Kartensystem?

Um unser Daily zielgerichtet umzusetzen, benötigen wir natürlich auch entsprechende digitale und analoge Tools, die uns bei der Durchführung und Dokumentation unterstützen. Da wir uns bei der Prozessdokumentation an Kanban orientieren, brauchen wir hier ein zentrales Board, wo diese übersichtlich dargestellt wird. Dazu befindet sich in jedem Büro das obligatorische Whiteboard samt mehreren Familienpackungen Post-its.

Bürohund Paul vor einem next level-Kanbanboard
Die Spalten “Projekte, To Do, Doing, Done” strukturieren die Abbildung der Prozessabläufe auf dem Kanban-Board.

Als Alternative bietet sich hier auch ein digitales Kanban-Board an, da wir auch an unsere Remote-Kollegen denken müssen und es insgesamt große Vorteile für ein kollaboratives Arbeiten mitbringt. Auch ermöglicht es für jeden den schnellen Blick zwischendurch auf das Board, wenn man mal außerhalb des Büros unterwegs ist. Hier tummeln sich diverse Tools auf dem Markt. Neben mächtigen, aber kostenpflichtigen Lösungen wie Jira und Confluence bieten auch zahlreiche kostenlose Tools digitale Projektmanagementlösungen an. Tools wie Asana, Bitrix24 oder auch Meistertask haben alle ihre verschiedenen Stärken und sind durch ihren Cloud-Ansatz perfekt für ein kollaboratives Arbeiten geeignet. Wir haben uns letztlich für Trello entschieden. Es ist sehr einfach und übersichtlich gehalten und eignet sich damit hervorragend für das Verwalten von Kanban-Tasks sowie Projekten und ist intuitiv zu bedienen.

Eine ähnliche Produktvielfalt gibt es auch bei Videokonferenz-Systemen zu bestaunen. Um unsere Remote-Kollegen und -Kolleginnen stärker in die Dailys zu integrieren, war uns schnell klar, dass eine audiovisuelle Lösung her muss. Big Player wie Skype, Google Hangouts oder zoom.us kann man hier auf der Liste haben. Wir haben uns aber auch hier für eine leichtgewichtige und unkompliziert zu handhabende Web-Lösung entschieden: appear.in. Da wir alle Notebooks mit integrierter Webcam und mehreren Bildschirmen nutzen, können wir uns beim Daily um einen entsprechenden Arbeitsplatz im Büro versammeln und so die “Auswärtigen” mit in unser Büro nehmen.

09:20 Uhr in Köln - Agiler Start in den neuen Tag.

Unsere Daily Session starten wir in den jeweiligen Teams immer pünktlich um 09:20 Uhr. Also spät genug, um alle Mitarbeiter erstmal in Ruhe ankommen zu lassen und ihnen die nötige Vorlaufzeit zu geben, um sich zu sammeln sowie die Tasks des Tages vorzubereiten. Die amtierenden Teamcaptains läuten die Dailys ein und werden die Zeit (15 Minuten) im Blick behalten, den Gesprächsinhalt in geregelte Bahnen leiten und das Kanban-Board pflegen. Das hört sich soweit erst einmal einfach an, ist es aber noch lange nicht immer, wie bereits die ersten Wochen zeigten.

Zum einen ist hier insbesondere das Thema Time-Boxing zu nennen. Bei den 15 Minuten wollen wir uns ganz klar an das vorgegebene Scrum-Regelwerk halten. Zurzeit zeigt sich allerdings noch, dass jeder Mitarbeiter bislang eine andere Vorstellung davon hat, was als Kanban-Task “erwähnenswert” ist. Dies führt aktuell zu einer zerstückelten Struktur, da der eine Mitarbeiter sein Doing in kleinste Tasks zerlegt, also beispielsweise jedes einzelne Telefonat und jede Suchstrategie nennt, während andere ihre täglichen Tasks eher grob halten. Hier müssen wir noch ein gesundes Mittelmaß finden und uns auf einen gemeinsamen Nenner einigen, um innerhalb des kurzen Zeitslots strukturiert und zielführend zu kommunizieren. Auch ergibt sich recht deutlich, dass eine gewisse Vorbereitung jedes einzelnen nötig ist. Hier zeigt sich in den ersten Tagen das bereits 5 Minuten vor dem Start genügen, um sich zu sortieren und die entsprechenden Tasks anzulegen.

Foto HR goes agile

Im praktisch ausgerichteten Seminar "HR goes Agile" mit Birgit Mallow und Eva Zils erfahren Personalverantwortliche an zwei Seminartagen, was „agile“ eigentlich ist, wie HR aktiv agile Strukturen fördern kann und was man im modernen Personalmanagement dazu beachten muss.

Datum: 
8. und 9.11.2018
Ort: 
next level-Büros
Adresse: 
Siegburger Str. 229 b, 50679 Köln

Weitere Infos

Auch bei anderen Themen rund um das Daily wird deutlich, dass die praktische Umsetzung immer noch auf einem ganz anderen Blatt geschrieben steht als die vorherige theoretische Ausarbeitung. So zeigt sich beispielsweise, dass ein Sprint Backlog, welches bei uns die zu besetzenden Position beinhaltet, zwar schnell erstellt ist, aber auch ebenso schnell zum unpriorisierten Sammelbecken verkommt. Hier versuchen wir eine sinnvolle Priorisierung zu erstellen und die Teams nicht mit Projekten zu überfrachten (Selected Backlog), um eine realistische Sprintzielerreichung zu gewähren (Stichwort: Work in Progress Limits). Ebenso zeigt sich in den ersten Sitzungen, dass wir an unserem hehren Ziel, jeden Tag ohne Ausnahme zur gleichen Uhrzeit zu beginnen, nicht festhalten können, sondern uns hier eine gewisse Flexibilität einräumen müssen. Als Dienstleistungsunternehmen stehen bei uns nach wie vor Kandidaten und Kunden an erster Stelle. Sollte sich da also ein Terminkonflikt ergeben, wird dieser im Team kurz angesprochen und das Daily entweder vor- oder nachverlegt. Dies hält sich aber glücklicherweise bislang in Grenzen. Nicht zu verhandeln ist dabei übrigens, dass es stattfindet. Zur Not muss auf die Teilnahme des einen oder anderen Kollegen verzichtet werden. Ein weiteres Thema zur Optimierung ist, die Einbindung der Remote-Kollegen noch besser zu gestalten. Hier geht es dann wieder eher um technische Themen, wie zum Beispiel die Verbesserung der Tonqualität über externe Mikrofone anstatt die interne Notebook-Lösungen zu nutzen. Diese verhindern zurzeit noch ein freies Sprechen in den Raum rein.

Erstes Fazit zum Daily Stand-up: Verbessert die Kommunikation, fördert die agile Zusammenarbeit, erhöht die Transparenz und führt zu mehr Struktur

Zusammenfassend lassen sich bereits wenige Wochen nach Einführung des Daily Stand-ups einige wesentliche Punkte festhalten. Ja, die genannten Herausforderungen gilt es, weiter anzugehen und es gibt noch viele Details, die sich einspielen müssen. Hier sind wir Mitarbeiter unabhängig von der jeweiligen Rolle jeden Tag gefordert, neue Wege auszuprobieren. Denn erstens ist noch kein (agiler) Meister vom Himmel gefallen und zweitens hat auch keiner von uns ernsthaft damit gerechnet, dass es ab Tag 1 perfekt abläuft.

Regeln, Tools und Routine ermöglichen so manchen Vorteil.
Ziele unserer Dailys.

Es kristallisieren sich allerdings jetzt schon die ersten gewünschten Effekte heraus. So zeigt sich, dass durch das Daily jeder Mitarbeiter in seiner Arbeitsorganisation gefördert wird. Durch die immer wiederkehrende Überprüfung der eigenen täglichen Tasks zur Erreichung des Sprintziels gewinnt man einen deutlich strukturierten Blick und konzentriert sich mehr auf die wesentlichen Aufgaben. Auch stößt das Daily Stand-up bei uns immer wieder neue Gedankengänge und Diskussionen an. Kommt beispielsweise ein Personalberater bei einer bestimmten Position nicht weiter, erfährt das nun das ganze Team und man kann sich gemeinsam alternative Maßnahmen überlegen, zum Beispiel die Anpassung der Marketing-Strategie, oder ein anderes Teammitglied geht nochmal ganz anders an das Personalrecruiting für dieses Projekt ran.

Selbstverständlich erfordert auch die ungewohnte, tägliche Offenlegung der eigenen Arbeit eine gewisse Überwindung, da es theoretisch natürlich auch als als aufgezwungener Arbeitsbeleg bzw. Rechtfertigung gegenüber seiner Teamkollegen missverstanden werden kann. Genau das ist aber eben nicht. Jeder Mitarbeiter hat eine andere Herangehensweise an Aufgaben und bei next level seinen eigenen Stil gefunden. Dies soll auch so bleiben. Das Daily erinnert uns lediglich jeden Tag daran, dass auch andere Wege nach Rom führen und man immer von Kollegen lernen kann. So trägt also das Daily Stand-up letztendlich jeden Tag dazu bei, aus uns Mitarbeitern, die bislang aufgrund der alten Struktur mit vielen Einzelzielen eher als Einzelkämpfer unterwegs waren, nach und nach ein agiles, handlungsfähiges Team zu formen.

Mit der Einführung des Daily Stand-ups samt seiner Regeln und Ziele haben wir nun also einen weiteren wichtigen Schritt innerhalb der agilen Transformation getan. Auch hier gibt es ein Regelwerk, das eingehalten werden muss, damit dieses Scrum-Element den versprochenen Erfolg bringt. Diese Regeln stellen sich in der praktischen Umsetzung auch als absolut zielführend heraus und tragen dazu bei, dass das Daily Stand-up bereits jetzt schon für viele Mitarbeiter ein wichtiger und gern gesehener Ankerpunkt im täglichen Business darstellt.

Über den Autor

Zum Autor Dirk Theißen
Dirk ist nicht nur Senior IT-Personalberater, sondern auch unser Agile Consultant. Er hat bei seiner Arbeit in den Teams ein Auge darauf, dass die verschiedenen Scrum-Elemente auch sinnvoll angewandt und Regeln beachtet werden.
Für Fragen zum agilen Change bei next level steht er gerne zur Verfügung.

E-Mail:
dirk.theissen@nextlevel.de