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Agilität: Was der Lockdown uns lehrt

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Als umfangreich digitalisiertes Unternehmen konnten wir von Tag 1 des Covid-19-Lockdowns unsere Prozesse aufrechterhalten. Aber wie agil können wir von zuhause aus sein? Mit den Learnings aus der Ausnahmesituation setzen wir unsere agile Reihe fort.

Corgi Gizmo auf Brücke in den Nebel
Auf ins Neuland! Kommt unsere Agilität mit auf die Reise? Bild: shutterstock/Svetlana Lukienko, verändert durch Bylle Bauer.

Mitte 2018 haben wir uns bei TEMPTON Next Level (damals noch next level) für agile Arbeitsweisen entschieden. Dabei orientieren wir uns vor allem am Scrum-Framework, das wir für unsere Arbeit als IT-Personalberatung entsprechend angepasst haben. Als Agile Consultant war ich an vorderster Front bei dem Change dabei. Gemeinsam mit den Teams und unserem Geschäftsführer Axel Starke ist es uns – roadmapgerecht – binnen eines Jahres gelungen, nicht nur agil zu funktionieren, sondern sowohl unsere Umsätze als auch die allgemeine Motivation hochzufahren.

So befanden wir uns fast zwei Jahre später, im März 2020, auf einem guten agilen Weg und waren einerseits technologisch und andererseits durch unsere weitreichende Homeoffice-Regelung in der glücklichen Lage, gut vorbereitet in den Lockdown zu gehen. Wir haben alle Laptops und ein gesichertes VPN, unsere Kernprozesse sind vollständig digitalisiert. Weil auch einige Remote-Mitarbeiter*innen zu unserem Team gehören, finden generell viele Meetings virtuell statt.

Und doch gab es natürlich Unsicherheiten, wie immer, wenn man Neuland betritt. Deshalb galt es, ein wachsames Auge auf unsere Events, unsere Tools, die Prozesse und das Mindset der einzelnen zu richten – kurz: auf unsere Agilität. Die Ergebnisse unserer Beobachtungen haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Must-Have: Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

Die Annehmlichkeiten moderner Kollaborationswerkzeuge haben uns in ihrer Rolle als Enabler agiler Prozesse schon vorher sehr gut gefallen, aber im Lockdown haben wir sie nochmal so richtig zu schätzen gelernt. Denn sie sind maßgeblich dafür verantwortlich, dass wir weitermachen können wie bisher.

Einige Beispiele: Unsere Kanban-Boards geben jedem Teammitglied eine Echtzeit-Auskunft über alle To-dos, Doings und Dones des Tages. Wir haben alle gesicherten Zugang zu unserem eigenentwickelten Bewerbermanagement-System. Wir nutzen ein Drive-System, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Wer etwas zu unseren Prozessen nachlesen will, kann dies in unserer Cloud-Wissensdatenbank machen. Generell gilt: Was sich als nützlich erweist, wird genutzt, was nicht, das nicht. Das bedeutet auch, dass wir uns auf dem Markt nach neuen Tools umschauen, die unsere agile Arbeit noch leichter, schneller, smoother gestalten.

Screenshot der Demoversion des Tools Parabol
Die Online-Retrospektive (hier in einer Demo-Version) finden wir ziemlich gut! Quelle: Screenshot.

Auf diese Weise haben wir eine nette Neuentdeckung gemacht: Wir nutzen nun eine freie Software für Remote-Retrospektiven. Hier werden wir digital und Schritt für Schritt durchs Retro geführt, schauen dabei alle auf eine gemeinsame Plattform und reichen anonym Themen ein. Das Tool sortiert die Themen nach Relevanz – abhängig von den Reaktionen der Teammitglieder auf einzelne Threads – und führt uns durch die Diskussionen. In diesem Fall kann die Remote-Situation tatsächlich sogar gelegen kommen, weil niemand seine Identität preisgeben muss und offen sprechen kann. Weiterer positiver Nebeneffekt: Keiner muss mehr ein Protokoll schreiben, das macht das Programm. Und schickt es uns direkt in den Chat oder per Mail. Dieses Tool wird uns ziemlich sicher in die Zeit nach dem Lockdown begleiten.

Kommunikation kanalisieren

Im Kern – und das zeigt sich jetzt besonders deutlich – basiert Agilität auf Kommunikation. Und diese hat nun eine neue Qualität angenommen. Denn plötzlich sind unsere Begegnungen begrenzt – und zwar vor allem auf den beruflichen Austausch. Neben virtuellen Meetings zu speziellen Themen haben wir unser 15-minütiges Daily, wöchentliche Jour Fixes und dann natürlich alle zwei Wochen Review und Retrospektive.

Im Büroalltag hingegen sind wir viel mehr als nur Leute, die einen ähnlichen Job fürs selbe Unternehmen machen. Wir sind Partners in “Crime” und tauschen uns abseits von Businessthemen über Privates, Trauriges, Lustiges, Ärgerliches aus – wie man sich eben unterhält, wenn man miteinander im Raum sitzt und sich mag.

Screenshot Videomeeting Tempton Next Leve
Beim teamübergreifenden Weekly heißt es: "Focus!" ... Bild: Screenshot.

Auf einmal ist das Daily das einzige täglich stattfindende Treffen, bei dem alle Teammitglieder anwesend sind. Da reizt es natürlich, währenddessen versäumten Gesprächsstoff nachzuholen oder auch mal seinem Frust über etwas Luft zu machen. Umso wichtiger für unsere Agilität ist es, dass wir unsere Kommunikation nun auf die Situation zuschneiden. Dabei hilft es, das Thema hart zu splitten:

Erstens: Das Daily und andere agile Events sind für die berufliche Kommunikation reserviert. Innerhalb der 15-Minuten-Timebox sind wir fokussiert und sprechen nur über Jobthemen. Wir bestimmen einen Moderator, der darauf achtet, dass wir uns daran halten und nicht abschweifen. Wenn jemand den nächsten Redner aufruft, umgehen wir auch die Awkwardness des gleichzeitigen Losredens bzw. gemeinsamen Schweigens, die uns zu Beginn öfter überfiel.

Screenshot von virtuellen Treffen vierer Mitarbeiter
... beim gemeinsamen Kaffeeklatsch darf dieser auch völlig fehlen! Bild: Screenshot.

Zweitens: Abseits von den agilen Events und Business-Meetings müssen wir (virtuellen) Raum für Austausch schaffen, der nicht direkt mit dem Job zu tun hat. Wir errichten “Orte”, an denen Feelgood-Themen, Casual Talk und Flurfunk möglich sind. Wir ermutigen die Kolleg*innen, sich virtuell zum Mittagessen oder Kaffeetrinken zu verabreden und zocken nach Feierabend auch ab und zu mal eine Runde Online-Poker miteinander.

Die menschliche Ebene verdient gerade jetzt eine besondere Aufmerksamkeit. Wir wünschen uns heterogene Teams und dürfen nicht erwarten, dass jede*r gleich gut mit den beruflichen Veränderungen und/oder der Gesamtsituation zurechtkommt. Außerdem hat jede*r mal Höhen und Tiefen, das ist ganz normal. Unsere Aufgabe als Team ist es, füreinander da zu sein, auch und besonders über den beruflichen Tellerrand hinweg.

Das Mindset: Agilität, die viral geht

Ein Aspekt, der bei Diskussionen um Agilität zu oft in den Hintergrund gerät, ist das Mindset. Prozesse, Methoden, Tools: Toll – aber wirkungslos, wenn die Mitarbeiter*innen nicht mitmachen.

Bei next level befanden wir uns zu Beginn unseres Changes an einem guten Ausgangspunkt: die Hierarchien waren traditionell flach, die Stimmung am Arbeitsplatz locker. Als unser langjähriger Kollege und next leveler der ersten Stunde Axel Starke 2018 den Posten des Geschäftsführers übernahm, tat er zunächst zwei Dinge: Er behielt seinen Arbeitsplatz im Team, anstatt sich ins GF-Einzelbüro zurückzuziehen, und er verkündete uns seine schon länger in ihm schwelende Vision von der agilen IT-Personalberatung.

Tempton Next Level Agile Sprint-Grafik
Diese und viele andere Grafiken dienen beim Onboarding zur Veranschaulichung der agilen Arbeitsweise. Design: Jörg Kitz.

Dabei war und ist Axel ein idealer Agile Leader, der bereit ist, im Sinne der positiven Veränderung große (wenngleich kalkulierbare) Wagnisse einzugehen. Er setzte auf höchstmögliche Transparenz und vertraute uns bedingungslos. Auf diese Weise konnte er jedem von uns seinen Plan näher bringen. Mehr noch: Er machte uns zu einem Teil davon. So schwappte die agile Welle sukzessive über – und breitet sich seither aus.

Inzwischen ist über die Hälfte von uns zertifizierter (und begeisterter) Scrum Master. Wir haben die Regeln des Frameworks verinnerlicht und identifizieren uns durch und durch mit den agilen Werten. Unsere Fehlertoleranz erlaubt es uns, zu lernen und immer besser zu werden.

Scrum-Werte
Die Scrum-Werte leuchten uns den Weg. Grafik: Bylle Bauer.

Mit unserem Commitment als Aushängeschild verläuft auch das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen geschmeidig. Wir nehmen sie einfach an die Hand und ziehen sie mit offenen Armen ins Boot. Zum einen bekommen sie von mir eine umfassende agile Schulung inklusive der Möglichkeit, jederzeit nachzufragen, zum anderen wachsen sie durch die Nutzung unserer Tools, den Besuch unserer Events und das Zusammensein mit agilen Enthusiasten einfach in ihre Rolle hinein. Sie sprechen offen, wir fragen aktiv nach. Im Nachhinein haben wir übrigens jedes Mal erfahren, dass unsere Agilität bei der Entscheidung der neuen Kolleg*innen für uns durchaus ein Zünglein an der Waage gewesen ist.

Auch im Lockdown hatten wir das Glück, zwei neue Kollegen bei TEMPTON Next Level begrüßen zu dürfen, einen Junior und einen Senior IT-Personalberater. Jetzt kam es darauf an: Würde es uns remote auch gelingen, unseren agilen Spirit weiterzugeben?

Seufzer der Erleichterung: Die Antwort ist “ja”. Aber ehrlich gesagt, wirklich daran gezweifelt habe ich nie. Wie so oft haben wir alle an einem Strang gezogen und das agile Onboarding gemeistert. Auch wenn die Kommunikation eingeschränkt und das schöne bunte Büro weit weg ist: Am Ende sind das nur Nebensächlichkeiten. Die Prozesse und Tools laufen remote, wir sind produktiv und nutzen rege unsere Kommunikationskanäle. Das Learning by Doing konnte also fast genauso stattfinden wie im Büro, das Beschnuppern in 4-Augen-Gesprächen mit den Neuen war bei alledem ebenso Pflicht wie Freude. Umso schöner ist es seit den Lockerungen nun, nachdem wir uns bereits schätzen, einander etappenweise auch physisch kennenzulernen. Was für ein Glücksgriff die beiden waren! Und wir glauben, sie fühlen ähnlich. ;-)

Scrum on! Agil ins Ziel

Der Lockdown war eine Feuerprobe für unsere Agilität. Die Covid-19-Beschränkungen bedeuten eine Veränderung der äußeren Umstände par excellence. Unsere Aufgabe als Unternehmen ist es, uns flexibel daran anzupassen, um weiter produktiv und effizient zu sein.

Unser Denken und Handeln fußt auf den Säulen des Scrum: Transparency, Inspection und Adaption spielen eine wichtige Rolle bei der Ausgestaltung unserer Prozesse. Daher nehmen wir den Lockdown mit all seinen Auswirkungen auf Individuen, Team und Unternehmen mit in unsere agilen Retrospektiven und sprechen über die Facetten der Remote-Arbeit, bis alle Hindernisse beseitigt sind.

Auf die äußeren Umstände können wir nur reagieren, nicht aber Einfluss nehmen. Natürlich und bedauerlicherweise ist die Krise nicht an all unseren Kunden vorbeigegangen, so dass auch wir als IT-Personalberatung hier und da mit plötzlich wegfallenden Aufträgen zu kämpfen haben. Aber die Not macht uns erfinderisch und wir finden neue Wege zum Erfolg. Und darum geht es am Ende: Wir sind nicht perfekt, aber kreativ, mutig und anpassungsfähig. Wir glauben an uns und unser Unternehmen. Mit agilen Prozessen und dem entsprechenden Mindset kann unsere Arbeit nicht nur weiterlaufen, sondern wir haben auch Spaß dabei.

Wir wünschen Ihnen, dass Sie diese wilden Zeiten meistern und vor allem gesund bleiben. Stay agile!

Über den Autor

Zum Autor Dirk Theißen
Dirk ist nicht nur Senior IT-Personalberater, sondern auch unser Agile Consultant. Er hat bei seiner Arbeit in den Teams ein Auge darauf, dass die verschiedenen Scrum-Elemente auch sinnvoll angewandt und Regeln beachtet werden. Dabei bildet er sich – ganz agil – stetig weiter und nimmt jeden neuen Ansatz unter die Lupe.

E-Mail:
dirk.theissen@tempton.de